E-Mails verschicken: Auf die Form kommt es an

So professionalisiert man seine E-Mail-Korrespondenz, denn auf die Form kommt es auch im Internet an.

Jena. Im Jahr 2014 wurden knapp 166 Milliarden E-Mails verschickt – Tendenz stark steigend. Ob zum Austausch wichtiger Daten oder dem Versenden von Kurznachrichten – die E-Mail ist immer noch die Nummer 1, wenn es um die digitale Kommunikation zwischen Menschen geht. Besonders im Geschäftsleben, wo es auf Professionalität und Seriosität ankommt, ist es unabdinglich, bei der E-Mail-Korrespondenz auf einige andere wichtige Dinge zu achten:

Die E-Mail-Adresse

Es fängt bereits bei der Wahl der E-Mail-Adresse an. Damit der Empfänger sofort weiß, mit wem er es zu tun hat, sollte diese möglichst so gewählt werden, dass der vollständige Name des Absenders sofort erkennbar ist. Auf Fantasienamen verzichtet man im geschäftlichen Umfeld prinzipiell, da sie unseriös wirken. Darüber hinaus spielt die Wahl des Anbieters eine Rolle: Kostenlose E-Mail-Provider wirken ebenfalls wenig professionell, stattdessen empfiehlt sich eine geschäftliche Adresse mit der Domain des Unternehmens.

Sicherheit im E-Mail-Verkehr

Im Geschäftsleben wird es nicht nur immer wichtiger, seriöse E-Mail-Adressen zu verwenden. Längst gehört auch dazu, seine E-Mail-Korrespondenz sicher zu verschlüsseln. Früher galt die E-Mail noch als relativ unsicheres Kommunikationsmittel. Doch das hat sich mittlerweile geändert, denn es gibt neue Verschlüsselungstechnologien, die den E-Mail-Verkehr immer sicherer machen. So bietet zum Beispiel 1&1im Business-E-Mail-Paket eine automatische Verschlüsselung bei der Übertragung an. Mit solchen Lösungen bewahrt man sich und seine Partner vor unbefugten Zugriffen Dritter auf sensible Geschäftsdaten.

Die passende Ausdrucksweise

Durchschnittlich erhält jeder E-Mail-Nutzer knapp 20 Mails am Tag. Bei dieser Flut an E-Mails, in der jede unseriöse Nachricht sofort weggeklickt und gelöscht wird, ist es umso wichtiger, mit Professionalität zu punkten. Prinzipiell sollten beim Verfassen von E-Mails folgende Regeln eingehalten werden:

• Kurz und bündig Wichtig ist eine aussagekräftige und knappe Betreffzeile, die dem Empfänger sofort zu erkennen gibt, worum es in der E-Mail geht. Außerdem sollte der Text der Mail übersichtlich und klar strukturiert sein, um das Lesen auf dem Screen zu erleichtern. Das verhindert, dass die Nachricht nur kurz überflogen und danach so gut wie ungelesen weggeklickt wird.
  
  
• Klarer Ausdruck Korrekte Formulierung ohne Rechtschreibfehler sowie eine höfliche Anrede und eine passende Grußformel sind das A und O einer guten E-Mail. Höfliche Anrede bedeutet auch, auf die Gepflogenheiten des Geschäftsfeldes zu achten und dem Anliegen wie dem Geschäftspartner angemessen zu formulieren. Befinden sich viele leicht zu vermeidende Rechtschreibfehler im Text oder werden Namen falsch geschrieben, vermittelt das dem Empfänger ein negatives Bild des Absenders.

Auf überflüssige Formatierungen verzichten

Auch das äußere Erscheinungsbild des E-Mail-Textes ist oft ein Grund, warum eine Nachricht nicht gelesen oder nicht ernst genommen wird. Darum sollte man auf unnötige Formatierungen unbedingt verzichten. Dazu gehören zu viele Fettungen, Unterstreichungen und Kursivierungen sowie unterschiedliche Schriftarten und -größen.

Text: Thorsten Lux
Foto: Andreas Hermsdorf/pixelio.de