Reisekosten: Dafür gibt es Geld zurück

Jena ist nicht nur eine Touristenstadt, sondern auch eine Stadt für Geschäftsreisen: Rund 50 Prozent aller hiesigen Hotel-Übernachtungen werden von Dienstreisenden gebucht. Doch welche Ausgaben während einer Geschäftsreise werden erstattet?

Jena. Das Thema Reisekosten sorgt oft für Verwirrung und Missverständnisse zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Grundsätzlich gilt: Eine Dienstreise ist eine vorübergehende Reisetätigkeit, die ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb seiner normalen Arbeitsstätte ausführt.

Zu den Reisekosten gehören dabei Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, zum Beispiel Maut- oder Parkgebühren.

Ein häufiger Streitpunkt im Zusammenhang mit Reisekosten ist die Frage, welcher Teil der Dienstreise als Arbeitszeit gilt und was als Freizeit gewertet wird. Bis Oktober 2018 war ausschlaggebend, ob der Arbeitnehmer während der Reisedauer frei über seine Zeit verfügen konnte oder nicht.

Mit einem neuen Urteil des Bundesarbeitsgerichts haben sich allerdings einige wichtige Änderungen ergeben: Beruflich bedingte Reisezeit wird seither grundsätzlich als Arbeitszeit gewertet. Das bedeutet zum Beispiel, dass auch die Anreise als Arbeitszeit gilt - egal, ob der Mitarbeiter währenddessen arbeitet oder nicht.



Wie so oft, sind bei diesen Regelungen jedoch individuelle Ausnahmen möglich. Diese werden im Einzelfall zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich geregelt. Falls die Reise neben einem beruflichen auch einen privaten Anteil hat, können die Reisekosten entsprechend aufgeteilt werden.

Das Wort "Spesen" bezeichnet den Verpflegungsmehraufwand, der Angestellten auf einer Dienstreise entsteht. Die Betonung liegt dabei allerdings auf "Mehr"-Aufwand: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, alle Verpflegungskosten zu übernehmen - sondern nur die Zusatzkosten, die dem Mitarbeiter schlichtweg dadurch entstehen, dass er nicht zu Hause isst.

Die Höhe der Spesen richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit: Unterschieden wird hier zwischen der kleinen Pauschale für eine Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und der großen Pauschale bei mehr als 24 Stunden.

Als Übernachtungskosten gelten ausschließlich die Ausgaben für die Unterkunft - zusätzliche Servicegebühren im Hotel, beispielsweise für Frühstück oder Halbpension, zählen nicht dazu. Diese werden steuerlich anders behandelt und sind als Reisenebenkosten abzurechnen.



Das Bundeskabinett hat am 31. Juli 2019 den Gesetzentwurf für ein Jahressteuergesetz 2019 auf den Weg gebracht. Darin sind unter anderem eine Anhebung der Verpflegungspauschalen und die Einführung eines Pauschbetrags für Berufskraftfahrer geplant.

Arbeitnehmer rechnen ihre Reisekosten in der Regel direkt über ihren Arbeitgeber ab. Für Unternehmen bedeutet das einen großen zeitlichen Aufwand, der sich allerdings durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen erheblich verringern lässt.

Wenn der Arbeitgeber keine Erstattung der Reisekosten vornimmt, können Angestellte die Ausgaben alternativ in der jährlichen Steuererklärung angeben. Das Wichtigste ist deshalb, auf Dienstreisen grundsätzlich sämtliche Quittungen und Belege aufzuheben - denn ohne diese gibt es später auch keine Erstattung.

Quelle: Susann Schmidt